Gestione appalti e contratti aziendali in sicurezza: le chiavi per una vigilanza efficace

Come garantire legalità, trasparenza e sicurezza nella gestione di appalti e contratti aziendali

La gestione sicura di appalti e contratti aziendali è l’insieme di procedure, protocolli e azioni di controllo che il committente (o appaltante) della stipulazione, come enti pubblici, aziende, proprietari o amministratori di immobili, adotta nei confronti dell’appaltatore (ed eventuali subappaltatori), ovvero il soggetto che si impegna a realizzare un’opera o a fornire servizi per conto del committente, al fine di garantire il rispetto e l’adempimento di tutti i termini contrattuali, con particolare attenzione alla conformità legale, alla trasparenza finanziaria e alla sicurezza sul lavoro.

Normativa e obblighi per la gestione sicura di appalti e contratti aziendali

Dal punto di vista normativo la gestione sicura di appalti e contratti aziendali è regolata dal Testo Unico sulla Sicurezza, introdotto con il D.Lgs 81/2008, e dal Codice dei Contratti Pubblici, introdotto dal D.Lgs 50/2016 e aggiornato con il D.Lgs 36/2023.

Queste norme disciplinano la gestione dei contratti d’appalto, definendo criteri tecnici e stabilendo gli obblighi e le responsabilità per committenti, appaltatori e/o subappaltatori, con l’obiettivo di garantire al meglio la tutela, la salute e la sicurezza dei lavoratori impegnati nell’esecuzione dei lavori, nonché l’idoneità dei termini contrattuali e l’osservanza di tutti gli adempimenti necessari a realizzare l’oggetto della stipulazione.

Gli obblighi del committente riguardano:

• Verifica dell’idoneità tecnico-professionale dell’appaltatore e dei subappaltatori, in termini di competenze e risorse necessarie a svolgere i lavori in sicurezza;
• Cooperazione e coordinamento con l’impresa coinvolta nell’appalto ed elaborazione del documento di valutazione dei rischi (DUVRI), inclusi rischi interferenziali;
• Vigilanza e controllo sull’applicazione effettiva delle misure di sicurezza attuate dell’appaltatore e dai subappaltatori;
• Responsabilità solidale con l’appaltatore in caso di infortuni o violazioni delle norme sulla sicurezza.

Gli obblighi dell’appaltatore e dei subappaltatori riguardano:

• Valutazione dei rischi specifici connessi alle proprie attività, adottando le necessarie misure di prevenzione e protezione;
• Informazione e formazione dei lavoratori sui potenzialirischi individuati nel cantiere e relative misure di sicurezza da adottare;
• Utilizzo reale dei dispositivi di protezione individuale (DPI) forniti ai lavoratori;
• Cooperazione e coordinamento con il committente e le altre imprese per garantire la sicurezza sul lavoro.

A completamento del quadro giuridico di riferimento per gestire in sicurezza e correttezza i contratti di appalto competono, inoltre:

• D.Lgs. 231/2001 che stabilisce la Responsabilità Amministrativa degli Enti;
• L. 190/2012 che stabilisce le norme anticorruzione per le Pubbliche Amministrazioni;
• Reg. UE 2016/679 e D.Lgs. 101/2018 che stabiliscono la normativa sulla privacy GDPR;
• Art. 1655 e successivi del Codice Civile.

3 tipologie di contratti di appalto: quali sono e come gestirli

I contratti di appalto si distinguono in base alla natura dell’opera o del servizio oggetto della stipulazione, le modalità di esecuzione e il tipo di rapporto che intercorre tra le parti.

Una prima fondamentale distinzione riguarda:

• Appalti pubblici, ovvero contratti siglati tra un ente pubblico e un soggetto privato, di solito un’azienda, secondo la disciplina del Codice dei Contratti Pubblici;
• Appalti privati, ovvero contratti siglati tra due parti di natura privata, di solito tra due aziende o tra un’azienda e un professionista, secondo le indicazioni del Codice Civile.

Definita la relazione tra le parti coinvolte nel contratto d’appalto, si distinguono inoltre tre tipologie contrattuali in base all’opera o al servizio in questione. La gestione di ciascuna tipologia segue regole specifiche, con il RUP (Responsabile Unico di Progetto) che supervisiona l’intero processo e il DEC (Direttore dell’Esecuzione del Contratto) che si concentra sulla corretta realizzazione tecnica dell’appalto.

Di seguito le tre tipologie di contratti di appalto:

1. Appalti di lavori, relativi alle attività di costruzione, trasformazione e demolizione di opere:
   • la gestione di questo contratto interessa l’intera progettazione a monte, nonché l’esecuzione delle attività, il collaudo e il controllo di idoneità.
2. Appalti di servizi, relativi alla prestazione di servizi manuali o intellettuali necessari al raggiungimento degli obiettivi contrattuali:
   • la gestione di questo contratto interessa la definizioni dei bisogni, la selezione dei soggetti abilitati all’erogazione dei servizi richiesti, la verifica della qualità delle prestazioni e relativi controlli sulle modalità di erogazione.
3. Appalti di forniture, relativi all’approvvigionamento di beni, mezzi e strumenti utili alla realizzazione dell’oggetto contrattuale:
   • la gestione di questo contratto interessa la definizione delle caratteristiche tecniche dei beni necessari, la selezione dei fornitori, la verifica della consegna e della conformità dei prodotti.

Gli organi preposti alla vigilanza e al controllo nei contratti d’appalto

La sicurezza, la conformità e l’integrità dei contratti di appalto è vigilata da diversi organi, sia a livello di controllo preventivo alla stipulazione sia a livello di controllo successivo all’esecuzione, ognuno dei quali esercita una propria autorevolezza in materie specifiche.

Tra i principali organi che vigilano sul controllo della sicurezza negli appalti, in particolare nei contratti pubblici, rientrano:

• ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) che vigila sull’intera fase di gestione dei contratti pubblici, dalla programmazione alla esecuzione, in materia di trasparenza, anticorruzione e legalità;
• INAIL (Istituto Nazionale Assicurazione Infortuni sul Lavoro) che vigila in materia di prevenzione e sicurezza sul lavoro, con particolare riguardo alla tutela dei lavoratori e alla prevenzione degli infortuni e malattie professionali;
• INL (Ispettorato Nazionale del Lavoro) che vigila sull’applicazione della normativa in materia di lavoro, compresi gli aspetti legati alla sicurezza nei cantieri e negli appalti pubblici;
• ASL (Aziende Sanitarie Locali) che vigila sull’applicazione delle norme di igiene e sicurezza sul lavoro, con particolare attenzione alla tutela della salute dei lavoratori e alla prevenzione dei rischi negli ambienti lavorativi;
• Vigili del Fuoco che possono svolgere attività di vigilanza e controllo in materia di sicurezza antincendio nei cantieri.

5 elementi chiave per la gestione sicura dei contratti d’appalto

La gestione sicura dei contratti di appalto riguarda la sicurezza sul lavoro, la trasparenza amministrativa e finanziaria, la prevenzione della corruzione e la tutela degli interessi aziendali.

Nel contesto disciplinare italiano è possibile individuare 5 elementi fondamentali per la gestione sicura dei contratti di appalto:

1. Valutazione e selezione qualificata dei fornitori (Due Diligence)

• Verifica dei requisiti di idoneità tecnico-professionale dell’appaltatore, come previsto dall’Art. 26 del D.Lgs. 81/08:
  • Iscrizione alla Camera di Commercio;
  • Possesso delle competenze, esperienze e attrezzature adeguate all’esecuzione del lavoro oggetto del contratto:
  • Solidità finanziaria e regolarità contributiva (DURC, Documento Unico di Regolarità Contributiva);
  • Assenza di provvedimenti interdittivi (es. antimafia o anticorruzione).
• Valutazione della reputazione del fornitore e dell’esistenza di eventuali contenziosi e/o condanne;
• Verifica delle certificazioni di qualità (ISO 9001), ambientali (ISO 14001) e di sicurezza (ISO 45001 e OHSAS 18001) che attestano l’adozione di sistemi di gestione.

2. Definizione chiara e dettagliata dei termini contrattuali

• Descrizione precisa dell’oggetto dell’appalto, delle parti coinvolte, degli obiettivi da raggiungere e dei risultati attesi;
• Definizione di indicatori di performance misurabili, dei livelli di servizio attesi, dei tempi di risposta e clausole di penalità e bonus;
• Indicazione dei costi della sicurezza, specifici e documentati, secondo il D.Lgs. 81/08;
• Inserimento di clausole contrattuali che definiscono ogni aspetto dell’appalto:
  • Chiara definizione delle responsabilità del committente e dell’appaltatore (e subappaltatore) in relazione alla sicurezza sul lavoro;
  • Obblighi in materia di privacy e protezione dati (GDPR);
  • Clausole di riservatezza e non divulgazione;
  • Definizione della titolarità dei risultati generati dall’esecuzione del contratto d’appalto;
  • Termini e condizioni per la risoluzione contrattuale;
  • Diritto del committente di effettuare verifiche e ispezioni.

3. Gestione della sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/08)

• Obbligatorietà del DUVRI (Documento Unico Valutazione Rischi Interferenze) per i contratti con rischi da interferenze, analizzando i rischi derivanti dalla compresenza di più imprese o lavoratori autonomi e indica le misure di prevenzione e protezione;
• Obbligo per il committente di promuovere cooperazione e coordinamento tra l’appaltatore (e i subappaltatori) e i propri lavoratori;
• Obbligo per il committente difornire all’appaltatore tutte le informazioni relative ai rischi dell’ambiente di lavoro, garantendo adeguata formazione e informazione sui rischi e sulle misure di sicurezza;
• Dovere del committente di vigilare sull’applicazione effettiva delle misure di sicurezza previste dal contratto e dal DUVRI.

4. Monitoraggio, vigilanza e controllo continuo

• Ispezioni e controlli sul campo per accertare il rispetto delle clausole contrattuali in materia di standard di qualità e di normative di sicurezza;
• Rendicontazione periodica (Reporting) sull’avanzamento dei lavori, sulla qualità, sul rispetto dei tempi e su eventuali criticità;
• Archiviazione organizzata, tracciabile e accessibile di tutta la documentazione relativa all’appalto (contratto, DUVRI e DURC, fatture, verbali, corrispondenza, report), che può essere facilitata dall’utilizzo di un software professionale;
• Conduzione di audit sull’esecuzione del contratto e sull’efficacia dei controlli;
• Canali di segnalazione (whistleblowing) per individuarepotenziali irregolarità o comportamenti illeciti.

5. Trasparenza della gestione finanziaria e dei pagamenti

• Verifica e controllo delle fatture rispetto ai lavori eseguiti e all’avverarsi delle condizioni contrattuali;
• Pagamenti basati su SAL (stati di avanzamento dei lavori) verificati e approvati;
• Gestione di eventuali ritenute o fideiussioni bancarie a tutela del committente;
• Responsabilità solidale del committente con l’appaltatore per i trattamenti retributivi e i contributi previdenziali e assicurativi in caso di appalto di servizi con prevalente utilizzo di manodopera, o di appalto di lavori in cantiere.

Sicurezza Gestione, il software per gestire efficacemente appalti e contratti aziendali

Per gestire efficacemente e correttamente i contratti d’appalto e tutti gli adempimenti con le parti interessate è fondamentale affidarsi a soluzioni specifiche, pratiche e innovative, come il software Sicurezza Gestione di Namirial.

Il software Sicurezza Gestione offre tutte le funzionalità necessarie per semplificare i processi di elaborazione, controllo, monitoraggio e vigilanza in materia di appalti e contratti aziendali:

• ampia scelta di tipologie di database per memorizzare e gestire i dati (MSAccess, MSSQL, Oracle, IBM DB2, MySQL, Interbase, Firebird, Sybase);
• implementazione di uno o più sistemi di gestione in ottemperanza alle normative (OHSAS 18001, SGSL UNI-INAIL, MOG D.Lgs.231/01, SGSA);
• possibilità di gestire i contratti con più aziende e/o con più sedi con le funzioni MULTI-AZIENDA e MULTI-SEDE;
• predisposizione di modulistica completa per SGSL e SGSA (politica, manuale, procedure, istruzioni operative);
• gestione multi-utenza dei profili d’accesso al programma e degli storici in archivio delle revisioni documentali;
• interoperabilità con altri software specializzati della famiglia Namirial, come Sicurezza Lavoro, e possibilità di aggiungere specifici moduli addizionali al programma base.

Sicurezza Gestione, parte della vasta gamma di soluzioni tecnologiche per l’edilizia di Namirial, è lo strumento professionale che aiuta committenti, datori di lavoro e consulenti a gestire gli appalti e i contratti aziendali in modo intuitivo e trasparente, rispondendo agli obblighi di legge e di sicurezza previsti dal D.Lgs 81/2008.